Informationen zur Stelle:
Wir möchten die Stelle in Teilzeit (10 Std./Wo.) zum nächstmöglichen Zeitpunkt und zunächst auf zwei Jahre befristet besetzen.
Ihre Rolle:
Sie sind Teil des Teams Office Management mit drei tollen Kolleg*innen und übernehmen eine zentrale Position innerhalb von Save the Children Deutschland. Als Office Manager*in sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und tragen zur Einhaltung und Optimierung unserer Prozesse und Richtlinien bei. Sie arbeiten eng mit unserem Vorstandsbüro zusammen und berichten an Ihre Teamleitung.
Ihre Aufgaben:
- Repräsentation unserer Organisation nach innen und außen (Am Empfang, Telefon oder per E-Mail)
- Betreuung des Empfangsbereichs und erste Kontaktperson für das Team, Unterstützer*innen (national und international), Bewerber*innen, Dienstleister*innen und Interessierte
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Betreuung des Reisemanagements von nationalen und internationalen Dienstreisen und Unterstützung bei der Einhaltung der Richtlinien
- Bearbeitung von Postein- und -ausgängen sowie Überprüfung und Beschaffung von Büromaterialien
- Einweisung neuer Kolleg*innen in Büroabläufe
- Effiziente und nachhaltige Gestaltung und Nutzung der Büroräume
- Beitrag zu einer einladenden, angenehmen und produktiven Büroatmosphäre
- Kleinere handwerkliche Tätigkeiten, wie z. B. Möbelaufbau, Anbringen von Regalen etc.
Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich / Hotellerie / Gebäudemanagement oder für die Stelle relevante Berufserfahrung
- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Gespür für die To-Dos im Büroalltag
- Spaß an der Kommunikation und Arbeit mit Menschen sowie eine positive, aufgeschlossene und proaktive Grundhaltung
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Freude an der kooperativen und serviceorientierten Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen der Organisation
- Handwerkliches Geschick ist wünschenswert
Unser Angebot:
Ihre Arbeit bei uns ist ein aktiver Beitrag zum Schutz der Kinderrechte und bietet Gestaltungsspielraum in einer heterogenen und zielorientierten Organisation. Wir bieten die Möglichkeit, das organisatorische Wachstum zu begleiten und sich kreativ einzubringen.
Zudem ermöglichen wir Ihnen:
- Professionelle Unterstützung und Maßnahmen zur Karriereentwicklung
- Die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten
- Arbeiten in einem dynamischen, professionellen und visionären Team
- Viel Raum für Selbstständigkeit und Eigeninitiative
- Monatlicher Zuschuss zum Jobticket/Deutschlandticket oder monatliche Aufladung einer Guthabenkarte
- Auf Wunsch 20 Prozent Beteiligung an der Betrieblichen Altersvorsorge
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
Wir unternehmen alles, um Kinder im Rahmen unserer Arbeit vor Gefahren zu schützen. Deshalb setzen wir die Bereitschaft voraus, nach den Child Safeguarding Standards von Save the Children zu handeln und benötigen bei einer Einstellung die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses.
Im Einsatz für die Kinder weltweit möchten wir zu mehr Transparenz unserer Interessen gegenüber der Politik beitragen und verpflichten uns und unsere Interessenvertreter*innen zur Eintragung in das beim Deutschen Bundestag geführte Lobbyregister.
Vielfalt ist uns wichtig. Wir möchten Begegnungen zwischen Menschen mit unterschiedlichen Biografien und Perspektiven fördern, sicher für alle Beteiligten gestalten und somit aktiv gegen jede Form von Diskriminierung vorgehen. Wir ermutigen Menschen mit Diskriminierungserfahrungen ausdrücklich, sich zu bewerben.
Bitte senden Sie uns bis zum 14.05.2023 Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit) über unser Bewerbungsportal zu. Wir behalten uns vor, bereits vor Fristablauf erste Gespräche zu führen.
